คุณสามารถเลือกใช้ตัวเลือกของฐานข้อมูล กระชับข้อมูลเมื่อปิด หากคุณต้องการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลอัตโนมัติเมื่อปิดฐานข้อมูล
หมายเหตุ การตั้งค่าตัวเลือกนี้ส่งผลต่อฐาน ข้อมูลที่เปิดอยู่ในปัจจุบันเท่านั้น คุณต้องตั้งค่าตัวเลือกนี้ให้กับแต่ละฐานข้อมูลที่คุณต้องการกระชับและซ่อม แซมอัตโนมัติโดยแยกจากกัน
1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด แล้วคลิก ตัวเลือกการเข้าใช้งาน
2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน
3. ภายใต้ ตัวเลือกโปรแกรมประยุกต์ เลือกกล่องกาเครื่องหมาย กระชับข้อมูลเมื่อปิด
ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า
กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลด้วยตนเอง
นอกจากหรือแทนที่จะใช้ตัวเลือกของฐานข้อมูล กระชับข้อมูลเมื่อปิด คุณสามารถเรียกใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม ได้ด้วยตนเอง คุณสามารถเรียกใช้คำสั่งนี้ได้เมื่อฐานข้อมูลของคุณเปิดอยู่ และคุณสามารถเรียกใช้คำสั่งบนฐานข้อมูลที่ไม่ได้เปิด นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างทางลัดบนเดสก์ท็อปเพื่อเรียกใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม กับแฟ้มฐานข้อมูลบางแฟ้ม
กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่คุณเปิดไว้
หมายเหตุ หากผู้ใช้คนอื่นกำลังใช้แฟ้มฐานข้อมูลอยู่ในขณะนี้ คุณจะไม่สามารถดำเนินการกระชับและซ่อมแซมได้
* คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด เลือก จัดการ จากนั้น ใต้ จัดการฐานข้อมูลนี้ ให้คลิกกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่ไม่ได้เปิด
หมายเหตุ หากผู้ใช้คนอื่นกำลังใช้แฟ้มข้อมูล อยู่ในขณะนี้ คุณจะไม่สามารถดำเนินการกระชับและซ่อมแซม ขณะที่คุณเรียกใช้การดำเนินการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล จะไม่มีใครสามารถใช้แฟ้มฐานข้อมูลได้
1. เริ่มใช้งาน Access แต่ไม่ต้องเปิดฐานข้อมูล
2. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด เลือก จัดการ จากนั้น ใต้ จัดการฐานข้อมูลนี้ ให้คลิกกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
3. ในกล่องโต้ตอบ ฐานข้อมูลที่จะทำการกระชับจาก นำทางไปยังและคลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลที่คุณต้องการกระชับและซ่อมแซม
สร้างทางลัดบนเดสก์ท็อปเพื่อกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง
คุณสามารถสร้างทางลัดบนเดสก์ท็อปของคุณที่นำมาใช้ในการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงได้
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น ตรวจสอบตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้ม Msaccess.exe บนคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยทั่วไปแล้ว แฟ้ม Msaccess.exe จะมีตำแหน่งอยู่ในโฟลเดอร์ต่อไปนี้:
C:\Program Files\Microsoft Office\Office12
ถ้าคุณไม่พบแฟ้ม Msaccess.exe ที่ตำแหน่งที่ตั้งดังกล่าว ให้ค้นหาแฟ้มนั้นและสังเกตชื่อของเส้นทางแบบเต็ม
สร้างทางลัดบนเดสก์ท็อป
1. คลิกขวาที่เดสก์ท็อป ชี้ไปที่ สร้าง แล้วคลิก ทางลัด บนเมนูทางลัด
2. บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้างทางลัด ในกล่อง พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งของรายการ ให้พิมพ์เครื่องหมายอัญประกาศคู่ (") ป้อนเส้นทางแบบเต็มของแฟ้ม Msaccess.exe (รวมทั้งชื่อแฟ้ม) แล้วพิมพ์ เครื่องหมายอัญประกาศคู่อีกอันหนึ่ง (อีกวิธีหนึ่ง ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาตำแหน่งและเลือกแฟ้ม ในกรณีนี้ เครื่องหมายอัญประกาศจะเพิ่มเข้าไปโดยอัตโนมัติ)
ตัวอย่างเช่น พิมพ์:"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\msaccess.exe"
3. ถัดจากเครื่องหมายอัญประกาศปิด ให้พิมพ์ช่องว่าง จากนั้นพิมพ์เส้นทางแบบเต็มไปยังฐานข้อมูลที่คุณต้องการกระชับและซ่อมแซม หากเส้นทางมีช่องว่างอยู่ ให้ล้อมรอบเส้นทางด้วยเครื่องหมายอัญประกาศ พิมพ์ช่องว่างอีกช่องหนึ่ง แล้วพิมพ์ /compact
ตัวอย่างเช่น พิมพ์: "C:\My Folder\My Database.accdb" /compact
4. คลิก ถัดไป
5. ในกล่อง พิมพ์ชื่อสำหรับทางลัดนี้ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับทางลัดดังกล่าว แล้วคลิก เสร็จสิ้น
ตัวช่วยนี้จะสร้างทางลัดและวางตำแหน่งไว้บนเดสก์ท็อปของคุณ
6. เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล ให้คลิกสองครั้งที่ทางลัดนี้
เคล็ดลับ หากต้องการเพิ่มทางลัดบนหน้าจอให้กับเมนู เริ่ม คลิกขวาที่ทางลัด แล้วคลิก ยึดกับเมนูเริ่ม บนเมนูทางลัด
กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลอัตโนมัติเมื่อปิด
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
พิจารณาใช้แอคชันต่อไปนี้ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นดำเนินการกระชับและซ่อมแซม:
* ทำการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ในระหว่าง กระบวนการซ่อมแซม Access อาจตัดข้อมูลบางอย่างจากตารางที่ได้รับความเสียหาย คุณอาจกู้คืนข้อมูลนี้จากข้อมูลสำรองได้ในบางครั้ง นอกจากกลยุทธ์การสำรองฐานข้อมูลเป็นประจำแล้ว คุณยังควรทำการสำรองก่อนที่คุณจะใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม ด้วย คุณสามารถทำการสำรองข้อมูลโดยใช้คำสั่ง สำรองฐานข้อมูล:
o คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด เลือก จัดการ จากนั้น ใต้ จัดการฐานข้อมูลนี้ ให้คลิก สำรองฐานข้อมูล
* กระชับและซ่อมแซมอัตโนมัติ เว้นแต่กรณีที่คุณกำลังใช้แฟ้มฐานข้อมูลเดี่ยวร่วมกับผู้ใช้คนอื่นบนเครือข่าย คุณควร ตั้งค่าการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลของคุณอัตโนมัติ
* บันทึกตารางแสดงข้อผิดพลาดในการกู้คืนระบบ เมื่อ Access ไม่สามารถซ่อมแซมวัตถุทั้งหมดในแฟ้มฐานข้อมูลที่เสียหายได้ วัตถุใดก็ตามที่ไม่สามารถกู้คืนได้จะถูกบันทึกลงในตารางที่ชื่อ MSysCompactErrors หากมีข้อผิดพลาด Access จะเปิดตาราง MSysCompactErrors ใน มุมมองแผ่นข้อมูล (มุม มองแผ่นข้อมูล: หน้าต่างที่แสดงข้อมูลจากตาราง ฟอร์ม แบบสอบถาม วิว หรือกระบวนงานที่เก็บไว้ซึ่งถูกแสดงในรูปแบบของแถวและคอลัมน์ ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถแก้ไขเขตข้อมูล เพิ่มและลบข้อมูล และค้นหาข้อมูลได้)
หากคุณมีการสำรองฐานข้อมูลที่คุณ ทำก่อนหน้าที่ฐานข้อมูลจะเสียหาย คุณสามารถใช้ตาราง MSysCompactErrors เพื่อตัดสินว่าวัตถุใดที่คุณต้องการนำเข้าจากข้อมูลสำรองของฐานข้อมูลลงใน ฐานข้อมูลที่ซ่อมแซมแล้วของคุณ
* รับการเข้าถึงฐานข้อมูลของคุณแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลเพื่อใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม หากคุณเป็นคนเดียวที่ใช้ฐานข้อมูลนั้น คุณสามารถข้ามขั้นตอนที่เหลือของส่วนนี้ และให้ไปเริ่มโดยตรงที่ กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
การ ดำเนินการกระชับและซ่อมแซมข้อมูลต้องการการเข้าถึงแฟ้มฐานข้อมูล แบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลเนื่องจากการดำเนินการอาจขัดขวางผู้ใช้คนอื่น คุณควรแจ้งให้ผู้ใช้คนอื่นทราบว่าคุณกำลังจะเรียกใช้การดำเนินการกระชับและ ซ่อมแซมเพื่อให้ผู้ใช้เหล่านั้นสามารถหลีกเลี่ยงการใช้ฐานข้อมูลในระหว่าง ช่วงเวลานั้น
แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าพวกเขาต้องเลี่ยงการใช้ฐานข้อมูลนั้นนานเท่าใด หากคุณเรียกใช้การดำเนินการกระชับและซ่อมแซมตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอ ให้เก็บระเบียนเกี่ยวกับระยะเวลาที่ใช้ จากนั้น คุณจะสามารถทำการประเมินที่ช่วยแนะนำผู้ใช้คนอื่นว่าพวกเขาควรเลี่ยงการใช้ ฐานข้อมูลนั้นเป็นเวลานานเท่าใดได้อย่างแม่นยำมากขึ้น
* รับ สิทธิ์ (สิทธิ์: ชุดของคุณลักษณะที่ระบุชนิดของการเข้าถึงข้อมูลหรือวัตถุต่างๆ ในฐานข้อมูลที่ผู้ใช้มี) อย่างเพียงพอเพื่อเรียกใช้การดำเนินการกระชับและซ่อมแซม หากคุณกำลังใช้แฟ้มฐานข้อมูลรุ่นก่อนหน้าและเป็นส่วนหนึ่งของ เวิร์กกรุ๊ป (Workgroup: กลุ่มของผู้ใช้ในสภาพแวดล้อมที่มีผู้ใช้หลายคนซึ่งใช้ข้อมูลร่วมกันและใช้แฟ้มข้อมูล Workgroup เดียวกัน) คุณอาจไม่สามารถทำการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลได้ด้วยตัวคุณเอง หากคุณไม่มีสิทธิ์อย่างเพียงพอและคุณต้องการที่จะกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบเวิร์กกรุ๊ปของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ
เหตุผลที่คุณควรกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
เหตุผลที่คุณควรกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
ภาพรวมนี้อธิบายถึงวิธีการที่การใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม สามารถช่วยป้องกันและแก้ไขปัญหาที่ในบางครั้งส่งผลกระทบต่อฐานข้อมูลได้ดัง ต่อไปนี้: แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นตามการใช้งานและแฟ้มได้รับความเสียหาย
แฟ้มฐานข้อมูลใหญ่ขึ้นตามการใช้งาน
เมื่อคุณเพิ่มและปรับปรุงข้อมูลและเปลี่ยนแปลงการออกแบบ แฟ้มฐานข้อมูลก็จะขยายใหญ่ขึ้น การขยายใหญ่ขึ้นนี้ บางส่วนเป็นผลมาจากมีข้อมูลใหม่ แต่บางส่วนก็เป็นผลมาจากแหล่งอื่น:
* Access จะสร้างวัตถุชั่วคราวแบบซ่อนไว้เพื่อทำให้งานต่างๆ สำเร็จลุล่วงไปได้ ในบางครั้ง วัตถุชั่วคราวเหล่านี้จะยังคงอยู่ในฐานข้อมูลของคุณหลังจากที่ Access ไม่ต้องการใช้วัตถุชั่วคราวเหล่านั้นแล้ว
* เมื่อคุณลบวัตถุฐานข้อมูล เนื้อที่ดิสก์ที่วัตถุนั้นใช้จะนำกลับคืนมาไม่ได้โดยอัตโนมัติ กล่าวคือ แฟ้มฐานข้อมูลจะยังคงใช้เนื้อที่ดิสก์นั้น แม้ว่าจะลบวัตถุออกไปแล้วก็ตาม
เมื่อแฟ้มฐานข้อมูลของคุณเต็มไปด้วยวัตถุชั่วคราวและที่ลบแล้วแต่ยัง เหลืออยู่ ประสิทธิภาพของแฟ้มฐานข้อมูลนี้ก็จะลดลง วัตถุอาจเปิดได้ช้าลง แบบสอบถามใช้เวลาในการเรียกใช้งานนานกว่าปกติ และดูเหมือนว่าการดำเนินการทั่วไปใช้เวลามากกว่าเดิม
หมายเหตุ การกระชับจะไม่บีบอัดข้อมูลของคุณ แต่จะทำให้แฟ้มฐานข้อมูลของคุณเล็กลงโดยการกำจัดพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้ทิ้งไป
แฟ้มฐานข้อมูลอาจเกิดความเสียหาย
ในบางสถานการณ์ แฟ้มฐานข้อมูลอาจเสียหายได้ หากมีการใช้แฟ้มฐานข้อมูลร่วมกันผ่านเครือข่าย และผู้ใช้หลายคนทำงานกับแฟ้มโดยตรงในเวลาเดียวกัน แฟ้มดังกล่าวมีความเสี่ยงที่จะเกิดการเสียหายเพียงเล็กน้อย ความเสี่ยงต่อการเสียหายจะเพิ่มมากขึ้นหากผู้ใช้ทำการแก้ไขข้อมูลในเขต ข้อมูล Memo บ่อยครั้ง และความเสี่ยงจะเพิ่มมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป คุณสามารถทำให้ความเสี่ยงนี้ลดลงได้โดยการใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม
บ่อยครั้งที่ความเสียหายประเภทนี้เป็บผลมาจากการเกิดปัญหากับ โมดูล (Visual Basic สำหรับ Applications (VBA): รุ่นภาษาแมโครของ Microsoft Visual Basic ที่นำมาใช้เพื่อตั้งโปรแกรมให้กับโปรแกรมประยุกต์ของ Microsoft Windows และรวมอยู่ในโปรแกรมต่าง ๆ ของไมโครซอฟท์) Visual Basic for Applications (VBA) (โม ดูล: ชุดของการประกาศตัวแปร คำสั่ง และกระบวนงานที่เก็บรวมกันภายใต้ชื่อเดียวกัน ชนิดของโมดูลมีสองแบบคือ โมดูลมาตรฐานและคลาสโมดูล) และไม่เป็นเหตุให้เกิดความเสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูล อย่างไรก็ตาม ความเสียหายประเภทนี้จะไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการทำให้การออกแบบฐาน ข้อมูลเสียหาย เช่น รหัส VBA สูญหาย หรือใช้ฟอร์มไม่ได้
น้อยครั้งที่ความเสียหายของแฟ้มฐานข้อมูลทำให้ข้อมูลสูญหาย เนื่องจากตามปกติแล้ว การสูญหายนี้จำกัดอยู่ที่แอคชันครั้งล่าสุดของผู้ใช้คนหนึ่ง กล่าวคือ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลเพียงครั้งเดียว เมื่อผู้ใช้เริ่มต้นเปลี่ยนแปลงข้อมูลและการเปลี่ยนแปลงนั้นถูกขัดจังหวะ ตัวอย่างเช่น การสูญหายของบริการเครือข่าย Access จะกำหนดแฟ้มฐานข้อมูลนั้นว่าเกิดการเสียหาย จะสามารถซ่อมแซมแฟ้มดังกล่าวได้ แต่ข้อมูลบางอย่างอาจหายไปหลังจากที่การซ่อมแซมเสร็จสิ้นลง
เคล็ดลับ การแยกฐานข้อมูลสามารถช่วยป้องกัน ความเสียหายของแฟ้มฐานข้อมูล และจำกัดการสูญหายของข้อมูลได้โดยการเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้มแยกต่างหากซึ่งผู้ ใช้ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรง
Access จะขอให้คุณซ่อมแซมแฟ้มฐานข้อมูลที่เสียหาย
เมื่อคุณพยายามที่จะเปิดแฟ้มฐานข้อมูลที่เสียหาย Access จะขออนุญาตคุณซ่อมแซมแฟ้มนั้นโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม เพื่อซ่อมแซมและเปิดแฟ้มฐานข้อมูลที่เสียหายได้ด้วยตนเอง
หาก Access ซ่อมแซมแฟ้มที่เสียหายเสร็จสิ้นแล้ว Access จะแสดงข้อความที่ระบุว่าการซ่อมแซมประสบผลสำเร็จและคุณควรตรวจสอบเนื้อหาใน ฐานข้อมูลเพื่อทำให้มั่นใจว่าทุกอย่างยังคงอยู่เหมือนเดิม
หาก Access ซ่อมแซมสำเร็จเพียงบางส่วน Access ก็จะติดตามวัตถุฐานข้อมูลที่ไม่สามารถซ่อมแซมได้เพื่อให้คุณสามารถกำหนดสิ่ง ที่ต้องทำเพื่อกู้คืนจากข้อมูลที่สำรองไว้
หมายเหตุ คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกฐานข้อมูล ที่ทำให้สามารถเรียกใช้งานคุณลักษณะกระชับและซ่อมแซมได้โดยอัตโนมัติในแต่ละ ครั้งที่คุณปิดฐานข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง หากคุณเป็นคนเดียวที่ใช้ฐานข้อมูลนั้น คุณควรที่จะตั้งค่าตัวเลือกนี้ ในฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้หลายคน คุณอาจไม่ต้องการตั้งค่าตัวเลือกนี้เนื่องจากการตั้งค่านี้ทำให้ไม่สามารถ เข้าถึงฐานข้อมูลได้ชั่วคราว