access

เหตุผลที่คุณควรกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล

ภาพรวมนี้อธิบายถึงวิธีการที่การใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม สามารถช่วยป้องกันและแก้ไขปัญหาที่ในบางครั้งส่งผลกระทบต่อฐานข้อมูลได้ดัง ต่อไปนี้: แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นตามการใช้งานและแฟ้มได้รับความเสียหาย
แฟ้มฐานข้อมูลใหญ่ขึ้นตามการใช้งาน

เมื่อคุณเพิ่มและปรับปรุงข้อมูลและเปลี่ยนแปลงการออกแบบ แฟ้มฐานข้อมูลก็จะขยายใหญ่ขึ้น การขยายใหญ่ขึ้นนี้ บางส่วนเป็นผลมาจากมีข้อมูลใหม่ แต่บางส่วนก็เป็นผลมาจากแหล่งอื่น:

* Access จะสร้างวัตถุชั่วคราวแบบซ่อนไว้เพื่อทำให้งานต่างๆ สำเร็จลุล่วงไปได้ ในบางครั้ง วัตถุชั่วคราวเหล่านี้จะยังคงอยู่ในฐานข้อมูลของคุณหลังจากที่ Access ไม่ต้องการใช้วัตถุชั่วคราวเหล่านั้นแล้ว
* เมื่อคุณลบวัตถุฐานข้อมูล เนื้อที่ดิสก์ที่วัตถุนั้นใช้จะนำกลับคืนมาไม่ได้โดยอัตโนมัติ กล่าวคือ แฟ้มฐานข้อมูลจะยังคงใช้เนื้อที่ดิสก์นั้น แม้ว่าจะลบวัตถุออกไปแล้วก็ตาม

เมื่อแฟ้มฐานข้อมูลของคุณเต็มไปด้วยวัตถุชั่วคราวและที่ลบแล้วแต่ยัง เหลืออยู่ ประสิทธิภาพของแฟ้มฐานข้อมูลนี้ก็จะลดลง วัตถุอาจเปิดได้ช้าลง แบบสอบถามใช้เวลาในการเรียกใช้งานนานกว่าปกติ และดูเหมือนว่าการดำเนินการทั่วไปใช้เวลามากกว่าเดิม

หมายเหตุ การกระชับจะไม่บีบอัดข้อมูลของคุณ แต่จะทำให้แฟ้มฐานข้อมูลของคุณเล็กลงโดยการกำจัดพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้ทิ้งไป
แฟ้มฐานข้อมูลอาจเกิดความเสียหาย

ในบางสถานการณ์ แฟ้มฐานข้อมูลอาจเสียหายได้ หากมีการใช้แฟ้มฐานข้อมูลร่วมกันผ่านเครือข่าย และผู้ใช้หลายคนทำงานกับแฟ้มโดยตรงในเวลาเดียวกัน แฟ้มดังกล่าวมีความเสี่ยงที่จะเกิดการเสียหายเพียงเล็กน้อย ความเสี่ยงต่อการเสียหายจะเพิ่มมากขึ้นหากผู้ใช้ทำการแก้ไขข้อมูลในเขต ข้อมูล Memo บ่อยครั้ง และความเสี่ยงจะเพิ่มมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป คุณสามารถทำให้ความเสี่ยงนี้ลดลงได้โดยการใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม

บ่อยครั้งที่ความเสียหายประเภทนี้เป็บผลมาจากการเกิดปัญหากับ โมดูล (Visual Basic สำหรับ Applications (VBA): รุ่นภาษาแมโครของ Microsoft Visual Basic ที่นำมาใช้เพื่อตั้งโปรแกรมให้กับโปรแกรมประยุกต์ของ Microsoft Windows และรวมอยู่ในโปรแกรมต่าง ๆ ของไมโครซอฟท์) Visual Basic for Applications (VBA) (โม ดูล: ชุดของการประกาศตัวแปร คำสั่ง และกระบวนงานที่เก็บรวมกันภายใต้ชื่อเดียวกัน ชนิดของโมดูลมีสองแบบคือ โมดูลมาตรฐานและคลาสโมดูล) และไม่เป็นเหตุให้เกิดความเสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูล อย่างไรก็ตาม ความเสียหายประเภทนี้จะไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการทำให้การออกแบบฐาน ข้อมูลเสียหาย เช่น รหัส VBA สูญหาย หรือใช้ฟอร์มไม่ได้

น้อยครั้งที่ความเสียหายของแฟ้มฐานข้อมูลทำให้ข้อมูลสูญหาย เนื่องจากตามปกติแล้ว การสูญหายนี้จำกัดอยู่ที่แอคชันครั้งล่าสุดของผู้ใช้คนหนึ่ง กล่าวคือ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลเพียงครั้งเดียว เมื่อผู้ใช้เริ่มต้นเปลี่ยนแปลงข้อมูลและการเปลี่ยนแปลงนั้นถูกขัดจังหวะ ตัวอย่างเช่น การสูญหายของบริการเครือข่าย Access จะกำหนดแฟ้มฐานข้อมูลนั้นว่าเกิดการเสียหาย จะสามารถซ่อมแซมแฟ้มดังกล่าวได้ แต่ข้อมูลบางอย่างอาจหายไปหลังจากที่การซ่อมแซมเสร็จสิ้นลง

เคล็ดลับ การแยกฐานข้อมูลสามารถช่วยป้องกัน ความเสียหายของแฟ้มฐานข้อมูล และจำกัดการสูญหายของข้อมูลได้โดยการเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้มแยกต่างหากซึ่งผู้ ใช้ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรง
Access จะขอให้คุณซ่อมแซมแฟ้มฐานข้อมูลที่เสียหาย

เมื่อคุณพยายามที่จะเปิดแฟ้มฐานข้อมูลที่เสียหาย Access จะขออนุญาตคุณซ่อมแซมแฟ้มนั้นโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซม เพื่อซ่อมแซมและเปิดแฟ้มฐานข้อมูลที่เสียหายได้ด้วยตนเอง

หาก Access ซ่อมแซมแฟ้มที่เสียหายเสร็จสิ้นแล้ว Access จะแสดงข้อความที่ระบุว่าการซ่อมแซมประสบผลสำเร็จและคุณควรตรวจสอบเนื้อหาใน ฐานข้อมูลเพื่อทำให้มั่นใจว่าทุกอย่างยังคงอยู่เหมือนเดิม

หาก Access ซ่อมแซมสำเร็จเพียงบางส่วน Access ก็จะติดตามวัตถุฐานข้อมูลที่ไม่สามารถซ่อมแซมได้เพื่อให้คุณสามารถกำหนดสิ่ง ที่ต้องทำเพื่อกู้คืนจากข้อมูลที่สำรองไว้

หมายเหตุ คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกฐานข้อมูล ที่ทำให้สามารถเรียกใช้งานคุณลักษณะกระชับและซ่อมแซมได้โดยอัตโนมัติในแต่ละ ครั้งที่คุณปิดฐานข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง หากคุณเป็นคนเดียวที่ใช้ฐานข้อมูลนั้น คุณควรที่จะตั้งค่าตัวเลือกนี้ ในฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้หลายคน คุณอาจไม่ต้องการตั้งค่าตัวเลือกนี้เนื่องจากการตั้งค่านี้ทำให้ไม่สามารถ เข้าถึงฐานข้อมูลได้ชั่วคราว